Document Services Representative

Propósito de la posición

Contribuir al éxito general de las unidades de Operaciones Internacionales y Servicios Compartidos y el Centro de Servicios Comerciales (BSC por sus siglas en Inglés) asegurando que los específicos objetivos individuales, planes e iniciativas se ejecuten / entreguen en apoyo de las estrategias y objetivos comerciales del equipo. Asegurarse que todas las actividades realizadas cumplan con las regulaciones vigentes, las políticas internas y los procedimientos.

Funciones principales

El Oficial de Servicio de Documentación es responsable de evaluar la calidad y precisión de la documentación generada por el Banco y el cliente, relacionada con todos los aspectos de la cartera de Banca Corporativa, Comercial y de la Mediana Empresa, y otras carteras de líneas de negocios respaldadas por la Unidad, incluidas, entre otras:

• Banca Comercial y Pequeña Empresa y productos de préstamo.
• Préstamos a Plazo y Préstamos Operativos.
• Préstamos Inmobiliarios Comerciales.
• Financiamiento de Comercio y Líneas de Créditos en Divisas Extranjeras.
• Cartas de Garantía y Aceptaciones Bancarias.
• Arrendamientos.
• Otros tipos de créditos / líneas de créditos.
• Cuentas Operativas (Cuentas Corrientes) para empresas Corporativas, Comerciales y Mediana Empresa.
• Banca Electrónica (configuración de nuevos servicios y adición de cuentas adicionales a las existentes).

Esta posición es responsable de documentar las deficiencias de manera completa y precisa, brindándole al Gerente recomendaciones para la acción correctiva. Además, debe asegurarse de que toda la documentación de seguridad / garantía esté en su lugar antes de recomendar al Gerente que establezca y retire cualquier facilidad de crédito.

El éxito se logra al proporcionar soporte de documentos de expertos a la Comunidad de Banca Comercial, un grupo de clientes que incluye Banca Corporativa, Comercial y de Mediana Empresa, clientes extraterritoriales, Servicios de Administración de Efectivo, según corresponda, y los Equipos de Administración de Ventas.

Recomendará que el Gerente certifique la validez de toda la documentación relacionada con los préstamos. Esta posición es responsable de contribuir a la provisión de un servicio directo e informado a través de sus interacciones diarias para fomentar una relación de confianza mutua con nuestros clientes y otros empleados, al tiempo que garantiza la protección de los activos del Banco a través de procesos nuevos o existentes.

Responsabilidades

• Promover una cultura centrada en el cliente para profundizar las relaciones con los mismos y aprovechar relaciones más amplias con el Banco, sistemas y conocimientos.

• Contribuir a los objetivos comerciales generales del BSC y los socios comerciales mediante:

  • Ser responsable de ejecutar un programa detallado de revisión de documentos que garantice toda la documentación asignada:
    • Cumplir con las especificaciones estipuladas por los órganos competentes de adjudicación.
    • Ser preciso, completo, se ejecuta correctamente y se registra según sea necesario.
  • Mantener los altos estándares estipulados por el Gerente Senior y el Gerente de Servicio de Documentación.
  • Preparar formularios de Transmisión / Prestamos / Listas de verificación de enrutamiento que cumplan con las autorizaciones de crédito archivadas y asegurar que el Gerente de Servicios de Documentación tenga toda la información necesaria para garantizar que solo las unidades de procesamiento ejecuten los créditos / retiros autorizados.
  • Preparar la Transmisión / Formularios / Listas de Verificación de Enrutamiento para el cobro adecuado de los cargos por servicio / aranceles de préstamo, incluidos los honorarios de compromiso y liquidación / pagos / acuerdos de intereses, según sea apropiado y autorizado, y asesorar a la gerencia de cualquier cargo pendiente / no cobrado mensualmente.
  • Abrir cuentas comerciales (o hacer que las cuentas se abran cuando corresponda) en los sistemas del Banco según la documentación del cliente autorizado y preparar Transmisión / Formularios para la configuración precisa de productos de gestión de efectivo / banca electrónica.
  • Ser responsable de escalar todos los elementos de excepción y los asuntos que requieren atención del Gerente de Servicios de Documentación para su resolución.
  • Mantener listas de deficiencias detalladas para toda la documentación del cliente, escalar e informar al Gerente de Servicios de Documentación hasta que se resuelvan todos los problemas o se proporcionen instrucciones escritas formales por parte de la autoridad apropiada para interrumpir las actividades de seguimiento / corrección.
  • Obtener la aprobación de las partes interesadas apropiadas antes de recomendar la autorización del inicio de las actividades de la cuenta del préstamo.
  • Asistir al Gerente de Servicios de Documentos para resolver cualquier problema o inquietud relacionados con el documento local, y establecer contactos con los departamentos necesarios para garantizar que los problemas se documenten y resuelvan.
  • Ayudar a la Comunidad de Banca Comercial en general a ejecutar sus responsabilidades relacionadas con los documentos.
  • Asistencia en la preparación y finalización de los informes internos del Banco y las declaraciones reglamentarias externas.
  • Asistencia con los proyectos asignados por el BSC que involucran la compilación de información del cliente para fines de generación de informes, la actualización de sistemas bancarios y / o herramientas de seguimiento y / o archivos de clientes con requisitos específicos.

Educación / Experiencia

Educación:

• Titulo o Grado Universitario y / o experiencia laboral comparable.